Tugas Sotfskill "Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis"
PERANCANAAN PESAN – PESAN BISNIS
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis terdiri dari :
A. Penentuan Proses Komposisi
Penentuan
proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu,
membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi
hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis;
perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan
bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu
:
1). Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
1). Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
v Penentuan tujuan
v Analisis audiens
v Penentuan ide pokok
v Pemilihan saluran dan media
2).
Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
v Mengorganisasikan pesan :
v Memformulasikan pesan
3). Revisi
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
v Menyunting pesan
v Menulis ulang
v Memproduksi pesan
v Mencetak pesan
B. Penentuan Tujuan dan Analisis
Audiens
Tahap
pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau
tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan
tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan
nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat
menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Berikut ini tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
a) Memberi informasi (informing)
Berikut ini tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
a) Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
b) Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
c) Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
d) Tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
v Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan
pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar
diperlukan atau tidak?
v Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi
audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka
memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?
Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa
mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan
baik.
v Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu
memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi
yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
v Keputusan untuk menetapkan saluran atau
media
Penentuan saluran atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang
dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau
tulisan.
e) Cara
menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
v apakah tujuan tersebut realistik
v apakah waktunya tepat
v apakah orang yang mengirimkan pesan
sudah tepat
v apakah tujuannya selaras dengan
tujuan orgsnisasi perusahaan
Analisis Audiens
Analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan
yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
a) Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b) Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c) Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d) Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e) Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f) Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
a) Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b) Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c) Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d) Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e) Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f) Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
- Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua
audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
- Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan
perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari
oleh audiens.
- Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang
dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan
How).
- Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi
harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang
tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk
memastikan keabsahannya.
- Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang
disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian
audiens.
- Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan
bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal
pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang
juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan
agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur,
rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
C. Penentuan Ide Pokok, Seleksi Saluran
dan Media
Setiap pesan
bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan
(topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut.
Cara yang
dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
v Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok
dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide
pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
v Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas,
dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga
ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
v Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas
kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut.
Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan
yang tidak penting.
v Conclusions, Findings,
Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan.
v Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik
sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan,
di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik,
akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
v Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
perspektif audience
b) Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud
pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Sumber :
Komentar
Posting Komentar